バックオフィスサービス 導入事例
代表的な導入事例を課題や取り組みと共にご紹介いたします。
事例1従業員の健康診断予約代行業務
案件概要
- 入社時の雇い入れ健康診断、定期健康診断の予約手配業務
- 受診対象者に対してチャットツールを用いた予約日の伝達、及びリマインド対応
- 健康診断に関する書類の発送代行
- 受診対象者の日程、及び受診状況管理
- 1万件以上の予約手配をOSCOMセンターに集約して運営
- 予約日のリマインド案内を行うことで、受診率向上を実現
- 予約依頼の効率化のため、専用の情報出力ツールを作成
- 健康診断予約の進捗管理の一元化の仕組み化を行い、管理工数を削減
成果
- 健康診断の期日までの受診率が飛躍的に向上
- 従業員様の健康診断の手配負荷の軽減
- 業務繁忙のクライアント担当者様の負荷を軽減
OSCOMの工夫
- 各種手配がスムーズに行えるよう予約から本人連絡までの仕組みを構築し、運営することで、各種手配がスムーズに行えるようにする
- 管理ツールを使って運用し、クライアント企業様との状況共有を行うことで抜け漏れが発生しないよう管理
事例2書面発送業務
案件概要
- 従業員様への雇用契約書やその他必要書類の発送代行業務
- 従業員様からの返送書類の受領とデータ化及び管理業務
- 作成データの納品作業
- 年間数万件以上の書類の発送と回収
- 発送時の印刷や封入等、人の手を介す必要のある事務処理作業を代行
- 発送した封筒の到着管理
- 返送封筒の開封及びデータ化作業
- 原本およびデータのクライアント様への納品
成果
- 総務担当者の工数が削減された
- 郵便物が遅滞なく発送、回収され期日までに適切に回収されるようになった
- 一元管理を行うことによってヌケモレがなくなった
OSCOMの工夫
- 発送、受領の漏れが発生しないよう管理を仕組化し、ヌケモレがなくなるようにした
- AI OCR、Excelマクロ等、機械化、仕組化をはかり、ミスの抑止、効率化をはかった
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